Données traitées
PPP peut traiter l’identité et les coordonnées des membres, les rôles et autorisations, l’appartenance aux équipes, les disponibilités, présences, compositions, résultats, tournois internes, choix de repas, trajets de covoiturage, ainsi que les journaux techniques et d’audit nécessaires à la sécurité.
Finalités
Ces données servent à gérer les accès, organiser les activités sportives, automatiser les processus internes, communiquer avec les membres, assurer la sécurité du service et conserver une trace des opérations administratives.
Connexion SSO
PPP utilise Google ou Microsoft pour authentifier les membres. L’authentification SSO ne crée pas un droit d’accès automatique : le compte doit être préalablement autorisé et actif dans PPP. PPP utilise l’adresse e-mail et les informations de profil nécessaires pour identifier le membre connecté.
Google Calendar — fonctionnalité facultative
Un membre peut choisir de connecter Google Calendar séparément. PPP demande alors l’autorisation de lire la liste des agendas accessibles à ce compte afin d’afficher les agendas disponibles, et l’autorisation de créer, mettre à jour ou supprimer les événements PPP dans l’agenda sélectionné par le membre.
PPP utilise ces autorisations uniquement pour la synchronisation demandée par le membre : matchs, sélections ou réserves, entraînements et tournois selon ses préférences. Le nom de l’agenda est obtenu depuis Google ; PPP enregistre son identifiant technique afin que la synchronisation continue si l’agenda est renommé.
Les événements créés par PPP portent un identifiant stable et des métadonnées techniques PPP afin de mettre à jour le même événement lors des synchronisations suivantes et d’éviter les doublons. PPP ne vend pas les données Google Calendar, ne les utilise pas à des fins publicitaires et ne les transmet pas à des tiers à des fins commerciales.
Jetons Google et révocation
Les jetons nécessaires à la synchronisation Google Calendar sont stockés chiffrés dans la base de données PPP. Le membre peut déconnecter Google Calendar depuis son espace PPP et peut également révoquer l’accès depuis les paramètres de sécurité de son compte Google. Lors de la déconnexion dans PPP, il peut demander la suppression des événements PPP déjà synchronisés.
Microsoft Calendar — fonctionnalité facultative
Un membre peut connecter Microsoft Calendar séparément du SSO. PPP demande alors l’autorisation déléguée Calendars.ReadWrite via Microsoft Graph et offline_access pour maintenir la synchronisation. PPP liste uniquement les agendas accessibles au compte et ne propose comme cible que ceux pour lesquels Microsoft indique un accès en écriture.
PPP utilise ce droit pour créer, mettre à jour ou supprimer les événements PPP dans l’agenda choisi. Cette autorisation calendrier ne donne pas à PPP l’accès aux e-mails Outlook, à OneDrive ou à Teams.
Jetons Microsoft et révocation
Les jetons Microsoft Calendar sont stockés chiffrés dans la base de données PPP. Le membre peut déconnecter Microsoft Calendar depuis PPP et peut révoquer l’autorisation depuis son compte Microsoft. Lors de la déconnexion dans PPP, il peut demander la suppression des événements PPP déjà synchronisés.
Synchronisation automatique
Si le membre active la mise à jour automatique, une modification pertinente dans PPP — par exemple un changement de date, de lieu, de sélection, d’entraînement ou de tournoi — place une synchronisation en file. L’enregistrement dans PPP reste indépendant de la disponibilité immédiate de Google ou Microsoft ; une nouvelle tentative est effectuée en cas d’échec temporaire.
Bases de traitement
Les traitements reposent sur la gestion de la relation associative et des activités du club, sur les intérêts légitimes liés à son organisation et à sa sécurité et, lorsque nécessaire, sur le consentement ou l’action volontaire de la personne concernée, notamment pour les connexions Google Calendar ou Microsoft Calendar facultatives.
Conservation
Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à l’accès au club, à l’organisation des saisons et à la gestion des incidents. Les journaux techniques du serveur sont limités à une rétention opérationnelle de trente jours. Les autorisations Google Calendar et Microsoft Calendar sont conservées jusqu’à leur déconnexion ou révocation. Les durées détaillées des autres données métier et du journal d’audit doivent être validées avant l’utilisation de données réelles.
Destinataires et prestataires
L’accès est limité aux membres autorisés et aux administrateurs selon leur rôle. Les services techniques prévus ou utilisés comprennent notamment Google ou Microsoft pour l’authentification et, si le membre l’active, Google Calendar ou Microsoft Graph pour la synchronisation de son agenda ; OVHcloud pour l’hébergement ; et, lors de leur activation, les prestataires de messagerie, cartographie et notifications documentés par le club.
Vos droits
Chaque personne peut demander l’accès, la rectification ou l’effacement de ses données, ainsi que la limitation ou l’opposition lorsque ces droits sont applicables. La demande doit être envoyée à l’adresse de contact qui sera publiée par le club.
Réclamation
Une personne peut également s’adresser à l’Autorité de protection des données belge si elle estime que ses droits ne sont pas respectés.